Entspannt in die Ferien: 10 Tipps gegen Workload-Stress vor dem Urlaub

Ist das normale Arbeitspensum bereits sehr hoch oder verfügt man über Fachkenntnisse, bedeutet die Urlaubszeit vorab nur noch mehr Druck. Arbeit abzugeben ist schwierig, insbesondere dann, wenn die anderen Kollegen auch nur eingeschränkte Kapazitäten haben oder selbst im Urlaub sind. Die Aussicht auf einen überquellenden Posteingang und eine lange Liste von Aufgaben nach der Rückkehr sorgt häufig dafür, dass der Stress schon vor dem Urlaubsende wieder da ist.

Damit Arbeit nicht liegen bleibt und der Urlaub nicht zum Stressfaktor wird, hat Acture, der Pionier im Betrieblichen Gesundheitsmanagement, zehn einfache Tipps, um den Workload in Schach zu halten.

1 – Konkreter Zeitplan vor dem Urlaub gibt Orientierung

Schon einige Wochen vor dem Urlaub schafft ein Zeitplan mit klaren Prioritäten und den wichtigsten To-Dos Übersicht und sorgt für eine effiziente Organisation. Wichtig ist, sich nicht in Kleinigkeiten zu verlieren – schließlich geht es nur um eine Auszeit, nicht darum, Jahre weg zu sein. Und auch nach dem Urlaub bleibt genug Zeit, offene Aufgaben anzugehen.

2 – Abwesenheit rechtzeitig kommunizieren

Sowohl im Unternehmen als auch bei Kunden, Gästen oder Lieferanten sollte rechtzeitig die Abwesenheit angekündigt werden. Das geht persönlich, in Besprechungen oder per E-Mail. Gerade für E-Mails bietet sich an, bereits vor der tatsächlichen Urlaubszeit in den Kontaktdaten einen entsprechenden Hinweis aufzunehmen. So kann übermäßiger Stress an den letzten Tagen vor dem Urlaub vermieden werden. Im Terminkalender lohnt es sich, nicht nur den Urlaub selbst, sondern auch ein bis zwei Puffer-Tage für Übergabe und Einarbeitung zu blocken.

3 – Laufende Projekte abschließen

Wenn möglich, sollten im Vorfeld so viele laufende Projekte wie möglich abgeschlossen werden. Ansonsten ist eine frühzeitige Einbindung der Vertretung oder aber ein Übergabeprotokoll sinnvoll, das den Stand des Projekts und die nächsten Schritte konkret beschreibt. Zudem sollten alle wissen, wer als Vertretung angesprochen werden kann und ab wann man selbst wieder erreichbar ist.

4 – Übergabe mit der Vertretung einplanen

Wer Aufgaben während der Abwesenheit an Kollegen übergibt, sollte rechtzeitig ein persönliches Übergabegespräch einplanen. So lassen sich offene Fragen klären, wichtige Punkte durchgehen und die Vertretung ist optimal vorbereitet. Das schafft Sicherheit und lässt genug Zeit, um während der täglichen Arbeit vor dem Urlaub Einblicke in wichtige Aspekte zu geben oder transparent Kunden zu informieren.

5 – Schriftliche Urlaubsübergabe

Was mündlich klar erscheint, wird schnell zum Problem, wenn nichts nachzulesen ist. Eine schriftliche Urlaubsübergabe mit Aufgaben, Deadlines und wichtigen Links hilft, Rückfragen während der Abwesenheit zu vermeiden. Ergänzt um Kontaktinformationen von Kunden und Lieferanten, ist die Vertretung bestens vorbereitet.

6 – Datensicherung

Grundsätzlich ist es immer eine gute Idee, Daten zu sichern. Besonders dann, wenn es sich um wichtige Dateien und Dokumente handelt. Das gilt auch für die Urlaubszeit. Ob auf einer externen Festplatte oder in der Cloud, mit einer Datensicherung ist sichergestellt, dass nach dem Urlaub nichts weg ist, was nicht weg sein darf.

7 – Abwesenheitsnachricht per Mail ist Standard

Eine Abwesenheitsnachricht via E-Mail ist mittlerweile Standard. Die wichtigsten Bestandteile: Abwesenheitszeit, Ansprechpartner und deren Kontaktdaten. In vielen Mailprogrammen kann die Start- und Endzeit automatisch eingerichtet werden.

8 – Erreichbar sein oder nicht?

Dürfen Kollegen während der Urlaubszeit nachfragen? Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte das im Vorfeld klar geregelt werden. Vor allem in stressigen Phasen oder bei komplexen Projekten ist die Versuchung groß, erreichbar zu bleiben. Aber Vorsicht: Das kann schnell das Urlaubsgefühl und die entspannte Zeit zunichtemachen. Zumal die Reisebegleitung nicht unbedingt erfreut sein wird, wenn sich auch im Urlaub alles rund um den Job dreht. Gibt es keine einheitliche Unternehmensregelung, sollte jeder für sich selbst entscheiden. Wichtig ist, Grenzen zu setzen und diese einzuhalten. Das heißt dann aber auch, der Verlockung, mal eben schnell in die Mails reinzuschauen, zu widerstehen.

9 – Der Letzte Arbeitstag vorm Urlaubsstart

Mindestens am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub sollten keine neuen Termine oder Aufgaben angenommen werden, um genug Zeit für einen sorgfältigen Abschluss und Übergabe zu haben. E-Mails auf dringende Nachrichten prüfen, die To-do-Liste aktualisieren und die Abwesenheitsnotiz einstellen, dann kann der Urlaub entspannt starten. Auch mental lohnt es sich, loszulassen. Ideal ist es, wenn die Urlaubsreise nicht direkt am nächsten Tag beginnt, denn privat gibt es oft noch einiges zu erledigen.

10 – Entspannen und genießen

Das Wichtigste: Der Urlaub ist wohlverdient und zum Abschalten. Mit einer guten Vorbereitung kann der Arbeitsstress losgelassen und neue Energie getankt werden.

Info

Acture ist der führende Dienstleister für das Mitarbeiterwohlbefinden in den Niederlanden und seit 2023 in Deutschland aktiv. Kern des Angebots ist das Employee Welfare Program (EWP), eine umfassende Lösung, die Unternehmen ein effizientes und nachhaltiges Gesundheitsmanagement ermöglicht. Ergänzt wird das EWP durch einen Blended-Care-Ansatz, der Selbstfürsorge, Interaktion und Intervention miteinander verbindet.   pm